Pelatihan Manajemen Waktu – Hai Briktru Partners! Mungkin rekan-rekan sudah familier dengan istilah time management atau jika dialihbahasakan menjadi manajemen atau pengelolaan waktu. Beberapa dari kita juga mungkin punya atasan yang terus-menerus mengingatkan, agar melakukan manajemen waktu. Sebenarnya hal itu penting untuk mencapai produktivitas kerja.
Dengan demikian, akan mendorong tercapainya hasil sesuai target dan akan berdampak positif bagi perusahaan. Waktu adalah uang, begitulah ungkapan yang sudah sering kita dengar. Lalu, sudahkah kita mengetahui tentang bagaimana sebenarnya cara mengelola waktu?
Time management, menurut para ahli, merujuk pada bagaimana kita membagi waktu pada setiap pekerjaan atau kegiatan agar lebih efektif. Ini artinya mengetahui pekerjaan mana yang penting dan mendesak sehinggga pengalokasian waktu dapat tepat guna.
Kesalahan Umum dalam Manajemen Waktu
Kalau menurut Briktru Partners, apakah cukup hanya membagi waktu sesuai dengan prioritasnya? Bagaimana jika ada kendala yang menyebabkan kita tidak dapat mengelola waktu dengan efektif? Kami sudah merangkum beberapa kesalahan umum yang sering terjadi saat kita mengelola waktu.
Tak bisa dipungkiri bahwa banyak kendala yang kita hadapi saat mengelola waktu, sehingga tidaklah akan selalu efektif. Setelah membagi waktu pada setiap pekerjaan, yang harus diperhatikan setelahnya adalah bagaimana kita menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan alokasi waktu yang sudah ditentukan. Dengan kata lain, bagaimana kita menjadi produktif dalam mengerjakan tugas tersebut.
Namun, menjaga produktivitas bukan sesuatu yang mudah. Bagaimana agar kita dapat tetap produktif? Salah satunya adalah dengan memusatkan perhatian penuh kepada apa yang sedang kita kerjakan agar tidak ada waktu yang terbuang. Jika tidak mudah teralihkan perhatian, kita akan jauh lebih cepat dalam menyelesaikan pekerjaan.
Sehingga bisa ditarik satu kesimpulan bahwa dalam pengelolaan waktu yang baik, kita juga membutuhkan manajemen atensi atau attention management.
Attention Management
Menurut riset yang dilakukan oleh Microsoft di tahun 2015, manusia rata-rata memiliki rentang perhatian atau attention span hanya sebesar 8 detik saja. Ini cukup berkurang jika dibandingkan dengan 15 tahun lalu, yang rata-rata rentang atensi manusia adalah sebesar 12 detik. Bahkan menurut peneliti, attention span kita saat ini lebih pendek dari ikan mas!
Wah, sebenarnya apa yang menyebabkan attention span kita bisa berkurang seperti itu ya?
Setelah diteliti oleh peneliti dari Technical University of Denmark, penyebab utama dari pendeknya attention span kita adalah karena banyaknya informasi yang kita terima. Oleh sebab itu kita sering kali kesulitan menentukan pada apa kita harus meletakkan fokus. Dalam pekerjaan jika memiliki attention span hanya sebesar 8 detik, akan menyebabkan kita sering terganggu dengan hal-hal yang sebenarnya tidak terlalu penting.
Nah, apa hubungannya dengan manajemen atensi?
Manajemen atensi atau attention management adalah bagaimana kita dapat mengontrol gangguan yang ada, kemudian memaksimalkan fokus. Ini memungkinkan kita untuk mengenali tanda-tanda saat perhatian akan teralihkan dan menjaga fokus pada aktivitas yang sedang dikerjakan.
Singkatnya, manajemen atensi yang baik akan membuat kita lebih produktif. Memiliki kemampuan mengelola atensi tidak hanya berdampak terhadap meningkatnya produktivitas, tetapi juga kualitas hidup. Kita pun memiliki kontrol penuh atas hidup kita. Bagaimana caranya?
Mengetahui Prioritas
Saat kita mengerjakan sesuatu, tentu tidak akan lepas dari adanya motivasi yang mendasarinya. Entah Anda mengerjakan pekerjaan karena penting untuk karir atau karena dibutuhkan segera oleh atasan. Alasan apapun, ini bisa menjadi motivasi Anda untuk memprioritaskan pekerjaan satu dari pekerjaan lainnya. Lalu bagaimana jika ada lebih dari satu pekerjaan yang menjadi prioritas utama Anda?
Anda mungkin bisa memisahkan semua pekerjaan berdasarkan urgensinya, apakah pekerjaan tersebut butuh untuk segera diselesaikan? Atau bisa menunggu? Atau butuh cepat tapi tidak seberapa penting? Pekerjaan yang perlu Anda kerjakan terlebih dahulu adalah pekerjaan yang penting dan urgensinya tinggi, sehingga jangan terkecoh mendahulukan pekerjaan yang dapat dikerjakan nanti.
Kurangi Multitasking
Pernah mengalami kesulitan untuk fokus saat mengerjakan beberapa pekerjaan sekaligus? Atau saat Anda menerima banyak email sehingga Anda perlu membaca email-email tersebut di sela Anda mengerjakan sesuatu? Apapun itu, mengerjakan beberapa pekerjaan di waktu yang bersamaan tidak membantu Anda menyelesaikan pekerjaan dengan cepat, melainkan hanya dapat memperlambat karena terpecahnya fokus Anda.
Mulailah dengan mengerjakan satu pekerjaan di satu waktu. Selesaikan satu pekerjaan sebelum berpindah ke pekerjaan berikutnya. Ini bisa dibantu dengan memberikan waktu khusus untuk mengerjakan pekerjaan penting dan mendesak di saat kondisi Anda sedang prima, sehinggga fokus Anda tetap terjaga.
Kontrol Distraksi
Dua hal yang banyak menganggu fokus, biasanya adalah teknologi dan lingkungan pekerjaan kita. Saat notifikasi pesan dan aplikasi dari smartphone terus berbunyi, tentu ini akan membuyarkan konsentrasi kita saat mengerjakan pekerjaan. Namun, bukan berarti kita tidak bisa mempunyai kendali atas distraksi ini. Cukup matikan notifikasi jika dirasa tidak terlalu penting. Buat lingkungan kerja Anda senyaman dan seproduktif mungkin.
Direkomendasikan untuk membuat set-up ruang kerja yang sama seperti di kantor, jika Anda bekerja dari rumah. Dengan demikian, kesadaran Anda akan terbiasa bekerja dengan kecepatan yang sama sebagaimana saat berada di kantor. Investasi pada beberapa barang yang bisa membantu menciptakan lingkungan kerja yang nyaman, seperti kursi yang ergonomic, tanaman hias dalam ruangan, dan sebagainya.
Tidak semua karyawan memiliki pengetahuan dan kemampuan management yang baik. Apabila menginginkan memiliki karyawan yang andal dalam hal management, agar lebih produktif dan berdampak positif bagi perusahaan, maka Briktru Indonesia siap membantu perusahaan Anda. Silakan menghubungi team kami di sini
Referensi:
John, Hall. Why Attention Management is The Secret Sauce to Success During the Pandemic and After. 2020. Diakses pada: https://www.forbes.com/sites/johnhall/
The Guardian. 2019. Global attention span is narrowing and trends don’t last as long, study reveals. Diakses pada: https://www.theguardian.com/society/
Pelatihan Management Waktu
Baca juga >>
Training Karyawan Metode Evaluasi 4 Level Donald Kirkpatrick
