Konsep lean dapat kita terapkan dalam sistem manajemen perusahaan pada umumnya untuk meningkatkan efisiensi dan hasil yang didapatkan. Bagaimana mengintegrasi pemikiran lean dalam sistem manajemen dan apa saja manfaat dari menerapkan prinsip lean? Bersama dengan Jessen Yeoh sebagai Principal P Excel Advisory, kita akan membahas konsep dari lean manufacturing dan manfaatnya bagi perusahaan.
Manfaat Nyata dari Penerapan Prinsip Lean
Penerapan lean thinking pada sistem manajemen adalah dengan memaksimalkan nilai yang didapat dengan menghilangkan kegiatan yang tidak menambah nilai tersebut. Untuk itu, perlu ada penilaian kesesuaian yang berdasarkan dengan standar mutu internasional (ISO).
Beberapa penelitian dan publikasi menyatakan bahwa dengan menerapkan sistem kualitas yang baik secara aktif, akan ada manfaat dan hasil nyata yang didapatkan oleh perusahaan.
Beberapa manfaat yang didapat dengan menerapkan prinsip lean:
- Meningkatnya finansial perusahaan
- Meningkatnya kepuasan pelanggan
- Inovasi yang lebih baik dan produktivitas yang lebih tinggi
- Pertumbuhan perusahaan yang cepat
Walaupun begitu, tidak banyak perusahaan yang suka menerapkan prinsip ini. Beberapa menganggapnya ‘memberatkan’ karena dengan sistem yang tidak ramah pengguna, hal ini akan sulit untuk dipertahankan.
Kendala pada Sistem Manajemen (Management System)
Beberapa kendala yang umumnya dihadapi perusahaan pada sistem manajemen:
- Beberapa sistem manajemen sudah menerapkan prinsip lean, tetapi beresiko tinggi. Dapat terjadi jika sistem manajemen perusahaan terlalu simple.
- Sistem manajemen perusahaan yang terlalu kompleks, sehingga memberatkan pengguna.
Secara garis besar, organisasi dapat dibagi dalam 4 macam dalam compliance and performance terhadap sistem manajemen:
- Operational Excellence. Perusahaan memiliki sistem manajemen yang baik dan dapat menghasilkan hasil dan keuntungan yang nyata.
- Unsustainable. Perusahaan memiliki resource yang baik, tetapi tidak dapat mempertahankan hasil karena tida memiliki sistem manajemen yang baik.
- Burdensome. Sistem manajemen yang terlalu kompleks sehingga tidak dapat menghasilkan hasil yang diharapkan.
- Out of business. Tidak memiliki sistem manajemen yang baik dan tidak dapat menghasilkan hasil yang diharapkan.
Kebanyakan perusahaan saat ini berada di tahap unsustainable dan burdensome, sehingga yang menjadi tugas perusahaan adalah menemukan cara agar sistem mudah digunakan oleh semuanya, sehingga perusahaan dapat mencapai tahap operational excellence.
Solusi awal yang dapat dilakukan untuk mengatasi hal ini adalah dengan merubah kultur perusahaan serta merubah pandangan apa dan bagaimana sistem manajemen yang baik untuk perusahaan.
Menerapkan Prinsip Lean pada Sistem Manajemen
Lean thinking tidak hanya mengenai bagaimana kita ‘mengurangi’, tetapi juga bagaimana melakukan efisiensi dan memanfaatkan resource yang kita punya untuk menghasilkan kegiatan yang sangat efektif. Hal tersebut dapat dilakukan dengan mengurangi hal-hal yang tidak menambah nilai pada proses atau hasil.
Ada lima prinsip Lean yang dapat dilakukan:
- Tentukan nilai produk dan jasa secara spesifik.
Anda perlu tahu siapa pelanggan anda, apa yang mereka inginkan dan apakah mereka bersedia membayar untuk sistem manajemen yang anda gunakan. Pelanggan hanya ingin membayar untuk apa yang mereka anggap penting, sehingga penting untuk memiliki sistem manajemen yang dapat menambah nilai untuk mereka.
- Tentukan proses berjalan baik
Pastikan bahwa aliran kerja pada perusahaan berjalan dengan lancar tanpa ada kendala. Anda dapat mengurangi kegiatan yang tidak menambah nilai untuk memastikan bahwa sistem manajemen bekerja dengan baik.
- Pastikan nilai dapat mengalir tanpa gangguan
Pemborosan yang paling berbahaya adalah pemborosan yang tidak kita ketahui. Kurangi kegiatan yang tidak menambah manfaat, seperti birokrasi yang memakan waktu dan waktu yang terbuang untuk menunggu perbaikan. Overproduction dan quality control yang buruk juga dapat menjadi hal yang dapat menganggu proses, dengan menambah cost dan waktu yang mungkin tidak perlu dikeluarkan.
Di antara semua, kecelakaan di tempat kerja adalah yang paling pemborosan yang perlu dihindari.
- Biarkan karyawan yang mendorong proses
Pendekatan lean tidak bersifat dari atas ke bawah, melainkan dari bawah ke atas. Artinya, sistem yang berhasil adalah yang berdasarkan engagement karyawan. Ide-ide dan inovasi perlu dimulai dari karyawan yang setiap harinya langsung berhadapan dengan proses produksi seperti operator, bukan dari manager.
- Terus berkembang
Selalu lakukan perkembangan dan tidak cepat puas dengan apa yang sudah dilakukan. Libatkan karyawan dalam proses pengambilan keputusan dan rubah kultur perusahaan untuk lebih mendukung keterlibatan karyawan. Fokus harus ada pada proses dan kinerja, dan bukan pada prosedur.
Lean Tools/Thinking dan ISO 9001:2015
Walaupun lean tools dapat membantu, lean thinking lah yang memiliki potensial yang lebih besar untuk mempengaruhi kinerja dari sistem manajemen.
Faktanya, lean tools dan lean thinking lah yang dapat membantu anda dalam memenuhi kriteria ISO. Ada banyak lean tools yang dapat anda gunakan dalam proses produksi. Gunakan tools yang sudah terbukti berhasil dalam membantu sistem, seperti Kaizen yang sudah dilakukan oleh Toyota selama 60 tahun.
Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari penerapan lean pada sistem manajemen adalah:
- Perubahan-perubahan yang berarti dimulai dari berpikir berbeda. Jika Anda tidak merubah cara Anda berpikir, maka Anda tidak dapat merubah bagaimana Anda melakukan sesuatu dan tidak akan mendapatkan hasil yang baru.
- Kenali siapa pelanggan Anda dan apa yang mereka anggap penting. Semua yang berada di perusahaan adalah pelanggan Anda.
- Buatlah sistem yang dapat digunakan oleh semuanya. Selalu kaji sistem yang Anda gunakan, jika ada yang tidak memberikan nilai tambah, maka kurangi. Buatlah sistem seperti Anda membuat suatu produk yang bagus yang diinginkan dan dibutuhkan oleh karyawan Anda.
Dirangkum oleh Khansa Khairunnisa, Briktru Indonesia 2020.
